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SEMAINE DE LA SANTE PUBLIQUE 2024 - L'unité de coordination et d'analyse de l'information médicale – Département d'Information Médicale

L'Unité de coordination et d'analyse de l'information médicale (UCAIM) est un service au sein du CHU qui a pour mission principale de collecter, d'analyser et de valoriser les données médicales.  Décryptage avec le Dr Véronique Gilleron, Responsable de l'UCAIM DIM, Cheffe du POLE SANTE PUBLIQUE - CHU de BORDEAUX, Isabelle Coste, TIM coordinatrice, et Isabelle Borde, ingénieure statisticienne.
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Trois questions au Dr Gilleron, Responsable UCAIM DIM, Cheffe du POLE de SANTE PUBLIQUE

Pouvez- vous présenter l'UCAIM ?
Véronique GilleronL'UCAIM c'est deux mots clés : coordination et analyse. Au sein de cette unité il y a une structure réglementaire très importante qui s'appelle le DIM : le département d'information médicale.  Le mot « coordination » correspond à la production de données d'information médicale notamment dans le cadre du programme de médicalisation des systèmes d'information (PMSI).  Les données médicales recueillies par mon équipe, et notamment par les techniciens d'information médicale (TIM) servent en premier lieu à la tarification de l'activité du CHU. Isabelle Coste, TIM coordinatrice vous parlera de ce versant. Elles sont aussi beaucoup utilisées pour d'autres finalités telles que de la stratégie médicale, de l'épidémiologie, de l'évaluation, de l'analyse de parcours des patients  Pour représenter ce versant analyse, il y a également toute une équipe dont une ingénieure statisticienne qui est Aurélie Borde, elle nous parlera également de son métier ». 
En bref, toutes ces données sont essentielles pour améliorer la qualité des soins, optimiser la gestion des ressources et soutenir la recherche médicale.  L'UCAIM est donc un acteur incontournable de la gestion de l'information médicale et contribue à améliorer la qualité et l'efficacité des soins.

Pour notre info, le PMSI quesako ?!
Le PMSI a été mis place en France, il y a une trentaine d'année. L'objectif était de décrire l'activité médicale des établissements de santé autrement que par des entrées, des nombres de patients, des taux d'occupation de lits et de médicaliser le système d'information.

Ça sert à quoi ?
Le PMSI sert de base à la tarification à l'activité des établissements de santé et permet d'évaluer la qualité des soins. Il recueille un grand nombre de données sur chaque séjour hospitalier, notamment : les caractéristiques du patient, les actes médicaux et chirurgicaux réalisés (examens, traitements, interventions, les séjours hospitaliers (durée, motif d'admission).Ce décryptage des dossiers (lettre de sortie, un compte rendu d'hospitalisation, la prescription, la biologie) est analysé et traduit avec des codes de la classification internationale des maladies et saisi dans le système d'information de l'hôpital par toute une équipe : des TIM. Ces techniciens sont encadrés par des coordonnateurs d'information médicale qui sont au nombre de 4 dans le service. Isabelle Coste, TIM coordinatrice, nous parlera de son métier.  On va d'ailleurs lui laisser la parole !

Isabelle Coste, TIM coordinatrice

« J'ai commencé, il y a 12 ans, en tant que TIM de recueil. Ensuite, j'ai évolué en tant que TIM coordinatrice. Nous sommes actuellement quatre TIM coordinatrices dans le service à accompagner les 42 TIM de recueil du CHU. L'équipe des coordinatrices d'information médicale a pour rôle l'accompagnement et la formation de ces professionnels dans l'exercice de leurs fonctions.

Mon rôle est de veiller à la cohérence et à la fiabilité des données médicales saisies dans les systèmes d'information par les TIM de recueil. Cela inclut la vérification des codes, la correction des erreurs et la mise en place de procédures qualité J'assure aussi leur formation. Je peux aussi être amenée à assurer une liaison entre le service d'information médicale et les autres services de l'établissement (médecine, chirurgie, administration). 

Tous les mercredis, je rencontre mon équipe et les professionnels peuvent me poser toutes leurs questions. Enfin, tous les mois, on envoie notre production de données du mois précédent sur la plateforme nationale  de l'agence technique d'information sur l'hospitalisation. Les données permettre de construire ce qui va être donné en terme de budget le mois suivant au CHU. Les recettes que perçoit le CHU dépend des données envoyées.  Notre rôle est donc majeur pour le budget de l'établissement ».

En bref, un TIM doit être capable :
1.    D'aller lire parfaitement le dossier du patient et ce qui a été écrit par les médecins et les soignants
2.    De récupérer la bonne information : celle qui sera pertinente
3.    De la transformer par un code
4.    Et ce code servira à construire les recettes de l'hôpital.

Traçabilité pertinente + optimisation du codage par les TIM = meilleur financement pour le CHU

Aurélie Borde, ingénieure statisticienne à l'UCAIM


" Je suis ingénieure statisticienne dans la cellule analyse de l'UCAIM depuis 2018. Une grande partie de nos missions est consacrée au data management et aux réponses apportées aux différentes demandes d'analyse. En effet, les professionnels peuvent nous demander des listes de patients, des comparaisons d'activité, de faire des points sur le nombre de séjours Lorsque ces demandes arrivent, elles sont centralisées par une assistante, ensuite elles passent entre les mains des médecins puis les médecins de l'UCAIM définissent la méthodologie avec l'équipe analyse. Les méthodes sont toutes discutées avec les ingénieurs statisticiens.

Nous pouvons aussi réaliser des simulations sur leurs activités dans le cadre de projets. Par exemple, si les médecins ont besoin de précisions sur des ouvertures de lit, le financement d'un poste dans leur serviceon peut les accompagner en réalisant des simulations sur les activités projetées et analyser la faisabilité du projet.

Notre rôle est aussi important dans le cadre de certains projets institutionnels. Par exemple pour le projet nouveau CHU, nous avons beaucoup travaillé avec les médecins et les services pour avoir leurs hypothèses sur les évolutions d'ici 2030 :  évolution des maladies, innovations dans la prise en charge des maladies, développement de l'ambulatoire pour certaines maladies, évolution démographique de la populationPour cela on a créé un algorithme pour essayer d'estimer l'activité en 2030. Tout ce travail nous a servi à dimensionner correctement le CHU de demain!"

En bref, l'ingénieure statisticienne à l'UCAIM est un véritable pont entre le monde des données et celui de la médecine. Elle joue un rôle essentiel dans l'amélioration de la qualité des soins, l'optimisation des processus et le développement de nouvelles connaissances médicales.

Missions principales d'une ingénieure statisticienne à l'UCAIM :
1.    Collecte et gestion des données
2.    Analyse statistique
3.    Construire des modèles statistiques pour prédire l'évolution des maladies, évaluer l'efficacité des traitements ou optimiser l'organisation des soins.
4.    Fournir des analyses statistiques pertinentes pour aider les équipes médicales à prendre des décisions éclairées.
5.    Contribuer à l'évaluation de la performance des soins et à l'amélioration de la qualité.

UCAIM

Information novembre 2024